Tijd voor een moderne gesprekscyclus? Dit heb je nodig!

Steeds meer bedrijven en organisaties zeggen het klassieke functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek vaarwel en willen kiezen voor een moderne gesprekscyclus. Maar hoe realiseer je die? Focus daarvoor op talenten en de ontwikkeling van medewerkers vanuit een continue dialoog met hun leidinggevende. Met doelgerichte coaching en duidelijke resultaatafspraken. Maar wat heb je daarvoor nodig?

Van willen naar doen

Het oude beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek functioneren niet meer. Veel organisaties willen hun beoordelings- en gesprekscyclus moderniseren. Daarvoor denken ze aan doorlopende coaching van medewerkers met motiverende en doelgerichte feedback voor hun ontwikkeling. Dat klinkt als een nobel streven, maar hoe krijg je dat voor elkaar? De gesprekkencyclus zelf is immers niet de 'core business' van medewerkers. Maar op een laagdrempelige en organische manier kan de bewustwording van hun eigen ontwikkeling en prestaties wel degelijk een aandachtspunt zijn, waar ze ook regelmatig bewust mee bezig zijn. Niet omdat het moet van 'de baas', maar vanuit hun autonome drijfveren: omdat ze het zelf willen én het nut ervaren.

Waarom een moderne gesprekscyclus?

Dit betekent dat veel organisaties een flinke omslag moeten maken. Maar waarom eigenlijk? De belangrijkste reden is dat medewerkers én managers de traditionele beoordelingsgesprekken zinloos vinden. Deze bezwaren kwamen allemaal naar voren uit zeven jaar onderzoek aan de Vrije Universiteit. Onderzoeker Kilian Wawoe schreef hierover het boek Het Nieuwe Belonen. Daarin pleit hij voor afschaffing van het 'veroordelingsgesprek'. Het demotiverende beoordelingsgesprek moet vervangen worden door doorlopende coaching met motiverende feedback voor medewerkers. "Want de werkomgeving is ingrijpend veranderd. We werken in plattere organisaties, meer agile, meer in teams en we doen complexer werk", aldus Wawoe. Veel HR-professionals herkennen het probleem en zoeken nu naar nieuwe wegen. De onderzoeker (en HR-docent) pleit voor een betere beoordelingscyclus en een modernere omgang met personeel: effectiever, eerlijker, vlotter, met tweerichtingsverkeer in gesprekken en meer continue gesprekken tussen medewerkers en leidinggevenden.

Van beoordelingsgesprek naar ontwikkelingsgesprek

Modernisering van de gesprekscyclus hangt nauw samen met de manier waarop organisaties hun medewerkers beoordelen. Voor 'het nieuwe beoordelen' willen ze op een andere manier kijken naar de prestaties van medewerkers.

Klassieke gesprekscyclus vs. Moderne aanpak

Decennialang ging het bij klassieke gesprekkencyclus ongeveer zo:

• Begin van het jaar werden gezamenlijk doelen opgesteld tijdens een doelen- of planningsgesprek.
• Halverwege het jaar werden de doelen besproken in een voortgangsgesprek of functioneringsgesprek.
• Eind van het jaar volgde de 'afrekening' met een evaluatie van de doelstellingen in een beoordelingsgesprek.

Bij het nieuwe beoordelen verschuift de aandacht van beoordelen – of 'veroordelen' voor wie het liever zo noemt – en belonen naar talent en (persoonlijke) ontwikkeling. Het beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek maken daarbij plaats voor ontwikkelgesprekken tussen leidinggevende en medewerkers. Niet meer op drie geïsoleerde momenten per jaar, maar vaker, korter, laagdrempeliger en vooral meer coachend. Met als doel een meer continue dialoog over vooral groei en ontwikkeling. Daarbij hoort dan ook een nieuwe manier van beoordelen.

Oplossingen voor moderne gesprekscyclus

De focus op ontwikkelgesprekken met een moderne gesprekscyclus, geeft medewerkers zelf veel meer de regie over hun ontwikkeling. De gesprekscyclus omvat alle momenten waarop leidinggevende contact hebben over hun ontwikkeling. Dat hoeven niet alleen letterlijke 'gesprekken' meer te zijn. De dialoog kan breder gevoerd worden. Een moderne gesprekkencyclus heeft immers meerdere contactmomenten en is vooral flexibel maatwerk voor het individu. Dat vereist een agile ontwikkelcyclus. Daarbij kunnen feedbackvragenlijsten worden ingezet om te zorgen voor echt waardevolle feedback. En voor relevante gespreksonderwerpen op de momenten dat mensen elkaar wel echt spreken. Het is zonde van de tijd om dan stil te moeten staan bij procedurele 'moetjes' of om eerst op zoek te moeten gaan naar de belangrijkste gespreksonderwerpen. Moderne HR-software kan de agile ontwikkel- en gesprekcyclus gelukkig perfect ondersteunen. Daarmee heb je een waardevolle tool in handen, maar organisaties moeten meer stappen zetten, want de software is slechts een hulpmiddel.

Voorbeelden

Een aantal van onze relaties hebben hun cyclus al aangepast. De belangrijkste vraag die wordt gesteld is: Kan het niet simpeler! In de praktijk wil iedere organisatie alles opnemen in één beoordelingssystematiek en juist daar ligt de valkuil. Uit onze ervaring is gebleken dat het meer zinvol is om het stap voor stap op/uit te bouwen en medewerkers te laten wennen aan een moderne gesprekscyclus. Zo hebben wij voor een logistieke organisatie voor hun operationele medewerkers het BilaBasic ontwikkeld. Dit bestaat onder andere uit 5 vragen op elementaire kernthema's die op basis van een online voorbereiding door medewerker en manager het goede gesprek faciliteren. Dit resulteert in een concrete actielijst. Een andere optie is het Ontwikkelgesprek. Deze agile ontwikkelcyclus is door hrmforce ontwikkeld voor een aantal organisaties die professionals willen faciliteren in hun groei en ontwikkeling. De medewerker krijgt de uitnodiging om zelf na te denken over zijn of haar ontwikkeling. Stap voor stap worden medewerkers meegenomen in een proces. Het proces is op elk moment op te starten en is afhankelijk van ingestelde functie, manager, competenties en resultaatgebieden. Alle ontwikkeloplossingen zijn te combineren met onze psychometrische vragenlijsten.

Moderne gesprekscyclus implementeren

Wie de mens centraal wil stellen, moet daar de hele ontwikkelcyclus van de organisatie flexibel op af kunnen stemmen. Zo ga je van een eenzijdig proces vanuit de organisatie of leidinggevende naar een meer collectief proces. Manager en medewerker bepalen daarin samen de doelen en de koers en ze zijn hier ook samen verantwoordelijk voor.

4 Stappen naar een moderne gesprekscyclus

Denk daarbij in ieder geval aan deze stappen: 1. Begin de dialoog Het begint met de dialoog tussen medewerker en leidinggevende over zijn (of haar) talenten, competenties en ambities. Waar wil iemand over drie staan? En hoe kan de organisatie helpen om die ambities waar te maken? En hoe geef je medewerkers het inzicht wat daarvoor nodig is? Denk daarover na en kijk hoe dit in iemands persoonlijke ontwikkelproces kan worden vastgelegd. Kijk ook hoe feedbackvragenlijsten daarbij ondersteuning kunnen bieden. Zo wordt de stap gezet naar motiverende en doelgerichte feedback. 2. Maak resultaatafspraken voor de korte termijn Wie kiest voor een moderne gesprekkencyclus wil een continue dialoog voeren met betekenisvolle gesprekken en contacten tussen medewerker en leidinggevende. Talent en de (persoonlijke) ontwikkeling staan centraal, maar je maakt ook resultaatafspraken. Dat is een belangrijke voorwaarde voor het nieuwe belonen en om de nieuwe agile gesprekscyclus wel doelgericht en concreet te maken. Kijk daarbij niet alleen naar de langere termijn, maar maak vooral ook resultaatafspraken voor de kortere termijn, bijvoorbeeld per kwartaal. 3. Van (ver)oordelen naar ontwikkelen Bij het evalueren van resultaatafspraken moet ook het ontwikkelgesprek leidend blijven. Voorkom dat een nieuw beoordelingsgesprek of zelfs gevoelsmatig een 'veroordelingsgesprek' ontstaat. Bespreek open en eerlijk wat er goed gaat, wat er beter kan en wat er nodig is om de gestelde doelen te halen. Kijk niet primair naar de KPI's, maar ga breed in gesprek over de resultaten, competenties en het gedrag van een medewerker. Zo verschuift de aandacht al snel van denken in 'goed of fout' naar talenten en de doelgerichte ondersteuning die nodig is. 4. Welke tools zijn er nodig? Naast de hulpmiddelen die medewerkers nodig hebben voor hun ontwikkeling heeft een moderne gesprekscyclus ook tools nodig om te zorgen dat de gewenste dialoog goed en flexibel gevoerd kan worden. Bekijk voor uw medewerkers en organisatie welke tools er nodig zijn voor een agile ontwikkelcyclus en wat bijvoorbeeld de toegevoegde waarde kan zijn van moderne feedbackvragenlijsten, voor de coachende dialoog tussen medewerker en leidinggevende. Dat is immers de nieuwe 'heilige graal'.